1. Як правильно cшіть документи нитками
2. Відео: вчимося прошивати документи нитками і завіряти їх
3. Відео: як прошити документи у великій теці для архіву
4. Підготовка документів для реєстрації ІП

У діловодстві існує необхідність зшити багатосторінкові документи, запевняючи їх підписом та печаткою. Такі вимоги існують при передачі документів до архіву, засвідчення копій документів для банків і фінансових установ, складання звітності до фондів та податкової інспекції.

Оформлення і підписання багатосторінкових документів також в обов'язковому порядку підлягають зшиваючи і нумерації. Зшити документи можна як вручну, за допомогою степлера або ниток, так і за допомогою різних настільних верстатів.

Як правильно cшіть документи нитками

Немає певних регламентів, що визначають як правильно прошивати документи. Існують тільки рекомендації по зшиваючи документів, затверджені Наказом Росархіву від 23.12.2009 N 76 та з ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа».

Для того, щоб зшити документи або один багатолистові документ, потрібно шило, голка, нитки, канцелярський клей і чистий аркуш паперу.

Можна зшити документи через три отвори - підготувавши три проколи шилом, відстань між якими має бути приблизно 3-5 см.

В цьому випадку починаємо зшивати документ з тильного боку документа з середнього проколу, залишаючи частину нитки (не менше 7 см).

З лицьового боку протикаємо верхню дірку і відправляємо голку з ниткою в нижній прокол з тильного боку.

З лицьового боку протикаємо середнє отвір і відрізаємо нитку, залишаючи не менше 7 см.

Залишок нитки з середнього отвори пов'язуємо із залишком нитки з верхнього отвору.

На вузлик наклеїти маленький прямокутний листочок.

Якщо замість шила використовувати дирокол, то проколу для зшиваючи виходить два. В цьому випадку починаючи пошивши документа необхідно залишити сантиметрів 7 нитки, які не простягаючи голку з ниткою до кінця, так, щоб з того проколу, з якого ми починаємо зшивати, звисав кінчик нитки.

Закінчувати пошивши потрібно другим проколом, не тим, з якого почали. Так само потрібно відрізати нитку, залишивши кінчик сантиметрів в 7. Обидва залишилися кінця нитки зв'язати, трохи відтягнути вниз і наклеїти маленький прямокутний листочок чистого паперу.

Відео: вчимося прошивати документи нитками і завіряти їх

Для підвищення надійності зшиваючи можна зробити чотири проколу. В цьому випадку зшивати слід починати з другого зверху отвори, потім в верхнє і потім знову в другу зверху. Потім в третій отвір і після цього з тильного боку в четверте. Закінчуємо пошивши документа просмикуючи голку в третій отвір з лицьового боку.

Нитка для зшиваючи краще брати капронову або спеціальний шпагат. Можна зшивати документи і звичайною ниткою, але в такому випадку нитка краще скласти в кілька разів. Іноді для зшиваючи документів використовують тонку лавсанову стрічку.

Важливо знати, що пошивши роблять строго вертикально і симетрично. Проколи розташовуються на лівому полі документа, відступивши від краю аркуша 1,5-2 см. У випадках, коли зшитий документ має підвищену важливість, проколів в документі роблять в кількості п'яти. Починати пошивши слід з тильного боку документа.

Відео: як прошити документи у великій теці для архіву

Відео: в деяких випадках документи зшивають на куточок

Відео: як можна прошивати документи за допомогою верстата

Як запевнити прошиті документи

Прошиті документи підлягають обов'язковому посвідченню підписом і печаткою (за наявності такої у індивідуальних підприємців ). На маленькому прямокутному листочку пишеться від руки або заздалегідь друкується на комп'ютері:

«Прошиті, пронумеровано, скріплено підписом

і печаткою ___ (_______________________) лист ___ ».

Листи обов'язково нумеруються. Кількість листів пишеться цифрами і прописом. Підпис на завірених документах та оригіналах ставиться тільки уповноваженими особами, які діють на підставі довіреності, або ж самим індивідуальним підприємцем.

Частина підпису повинна бути розташована на самому документі, а частина на наклеєною папері. Те ж вимога стосується і друку. Частково печатка повинна розташовуватися на документі, а частково на наклейці. Обов'язково ставиться дата засвідчення або підписання документа.

Якщо мова йде про завірення документа, то, як правило, запевняє документ то відповідальна особа, яка є підписантом оригіналу. Якщо ж особа, запевняє документ діє на підставі довіреності, то номер і дата довіреності повинні бути прописані поруч з розшифровкою посади та ПІБ підписанта.

Підготовка документів для реєстрації ІП

Для реєстрації ІП необхідно надати до Податкової інспекції наступні документи:

• Копія паспорта.
• Заява на реєстрацію ВП.
• Квитанція на оплату держмита.
• Заява про перехід на Спрощену систему оподаткування (при необхідності).

При подачі документів до податкового органу для реєстрації ІП, необхідно заповнити Заяву на реєстрацію ІП та зшити разом листи 001, 002 і лист А. Лист Б зшивати не потрібно. Цей лист залишається у вас, з прізвищем і підписом співробітника податкової служби, як підтвердження, що документи на реєстрацію у вас були прийняті.

Зшивати документи можна будь-яким з наведених вище способів. Завіряється підписом заявника з розшифровкою ПІБ. Якщо подавати документи на реєстрацію буде не сам заявник, а третя особа, то на третій сторінці заяви повинна бути завірена нотаріально.

Так як певних інструкцій і правил з підготовки та прошивці документів не існує, у кожної організації, фінансовий компаній, банків та інших організацій можуть існувати свої власні вимоги, затверджені внутрішніми наказами і регламентами, які необхідно враховувати при співробітництві.

Уміння правильно і грамотно підготувати документи - це початок тривалої і вигідної угоди.